Segnalazioni 231

Segnalazioni whistleblowing

First Consulting S.r.l. ha adottato un sistema interno per la segnalazione di violazioni, in conformità al D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 e al proprio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

Il canale può essere utilizzato dalle persone che, nell'ambito del proprio contesto lavorativo o professionale, siano venute a conoscenza di comportamenti, atti od omissioni che possano costituire violazioni rilevanti ai sensi della normativa applicabile e del Modello 231 della Società.

 

Come effettuare una segnalazione

First Consulting mette a disposizione una piattaforma informatica dedicata, attraverso la quale è possibile effettuare una segnalazione in forma scritta con modalità idonee a tutelare la riservatezza delle informazioni trasmesse e dei soggetti coinvolti.

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Accedi alla piattaforma Whistlenote https://1consulting.secure.whistlenote.eu

La piattaforma consente di mantenere un'interlocuzione riservata con il gestore della segnalazione e di ricevere comunicazioni relative alla presa in carico e alla gestione della stessa.

La persona segnalante può scegliere di indicare la propria identità oppure di effettuare una segnalazione senza fornire i propri dati identificativi.

Le segnalazioni anonime sufficientemente circostanziate possono comunque essere prese in considerazione secondo quanto previsto dalla procedura aziendale. Qualora la persona che abbia effettuato una segnalazione anonima sia successivamente identificata e subisca ritorsioni, trovano applicazione, ricorrendone i presupposti, le misure di protezione previste dal D.Lgs. 24/2023.

È inoltre possibile richiedere di effettuare una segnalazione in forma orale mediante incontro diretto con il gestore del canale, fissato entro un termine ragionevole e con modalità idonee a garantire la riservatezza.

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Gestione delle segnalazioni e tutela della riservatezza

La gestione del canale interno è affidata al Presidente dell'Organismo di Vigilanza, quale soggetto autonomo e specificamente incaricato della ricezione e della gestione delle segnalazioni.

La Società garantisce la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e delle altre persone eventualmente menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023.

Le informazioni sono accessibili esclusivamente ai soggetti autorizzati a ricevere o a dare seguito alla segnalazione. Il gestore potrà avvalersi, ove necessario per lo svolgimento delle attività istruttorie, di professionisti o consulenti soggetti a specifici obblighi di riservatezza.

Il segnalante riceve conferma della ricezione della segnalazione nei termini previsti dalla normativa e può essere contattato, attraverso il canale riservato, per eventuali richieste di chiarimento o integrazione.

È vietata qualsiasi forma di ritorsione nei confronti della persona segnalante e degli ulteriori soggetti tutelati dal D.Lgs. 24/2023, quando ricorrono le condizioni previste dalla normativa.

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Cosa può essere segnalato

Possono essere segnalate informazioni relative a violazioni conosciute nell'ambito del contesto lavorativo o professionale e rientranti nell'ambito di applicazione del D.Lgs. 24/2023 e del D.Lgs. 231/2001, comprese, in particolare:

• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001;

• violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato da First Consulting;

• ulteriori violazioni rientranti nell'ambito di applicazione del D.Lgs. 24/2023, ove applicabili alla Società.

Il canale whistleblowing non deve essere utilizzato per contestazioni, rivendicazioni o richieste legate esclusivamente a un interesse personale della persona segnalante, relative al proprio rapporto individuale di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate, salvo che tali fatti assumano anche rilevanza ai sensi della normativa sul whistleblowing.

 

Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa è resa da First Consulting S.r.l., in qualità di Titolare del trattamento, con riferimento ai dati personali trattati nell'ambito della ricezione e gestione delle segnalazioni effettuate attraverso il canale interno di whistleblowing.

L'informativa riguarda la persona segnalante, le persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e gli eventuali ulteriori interessati i cui dati personali siano trattati nell'ambito della relativa istruttoria.

Qualora la persona segnalante abbia già ricevuto un'informativa privacy in relazione a un rapporto di lavoro o collaborazione con la Società, la presente informativa deve intendersi come integrativa della stessa.

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Finalità e base giuridica

I dati personali sono trattati per:

• ricevere e gestire le segnalazioni effettuate ai sensi del D.Lgs. 24/2023;

• svolgere le necessarie verifiche e attività istruttorie;

• mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante;

• adottare gli eventuali provvedimenti conseguenti alla segnalazione;

• adempiere agli obblighi previsti dalla normativa applicabile;

• accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o rispondere a richieste delle Autorità competenti.

Il trattamento è effettuato principalmente sulla base dell'adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c), del Regolamento (UE) 2016/679, con particolare riferimento al D.Lgs. 24/2023 e alla disciplina prevista dal D.Lgs. 231/2001.

Quando la segnalazione contiene categorie particolari di dati personali, il relativo trattamento avviene nei limiti e secondo i presupposti previsti dalla normativa applicabile.

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Dati trattati

Nell'ambito della gestione della segnalazione possono essere trattati:

• dati identificativi e di contatto della persona segnalante, qualora comunicati;

• dati relativi alla posizione lavorativa o professionale;

• dati identificativi e informazioni relative alle persone coinvolte o menzionate;

• informazioni contenute nella segnalazione e nella relativa documentazione;

• eventuali ulteriori dati personali necessari alla verifica dei fatti segnalati.

La persona segnalante è invitata a comunicare esclusivamente le informazioni pertinenti e necessarie rispetto ai fatti oggetto della segnalazione e ad evitare, per quanto possibile, l'inserimento di dati personali manifestamente non utili alla relativa gestione.

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Modalità del trattamento e sicurezza

Le segnalazioni scritte sono gestite mediante la piattaforma informatica dedicata Whistlenote, adottata dalla Società per assicurare un livello di protezione adeguato alla particolare natura e delicatezza delle informazioni trattate.

Il trattamento è effettuato mediante misure tecniche e organizzative volte a garantire la riservatezza, l'integrità e la sicurezza dei dati e a limitare l'accesso alle sole persone autorizzate alla gestione delle segnalazioni.

Il fornitore della piattaforma tratta i dati personali per conto di First Consulting secondo la disciplina prevista dall'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

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Destinatari dei dati

I dati possono essere trattati:

• dal gestore del canale whistleblowing e, in particolare, dal Presidente dell'Organismo di Vigilanza;

• da eventuali consulenti o professionisti coinvolti nell'istruttoria, nei limiti strettamente necessari;

• dal fornitore della piattaforma informatica, quale Responsabile del trattamento;

• dalle Autorità giudiziarie, amministrative o di vigilanza nei casi previsti dalla legge.

L'identità della persona segnalante non viene comunicata a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni, salvo i casi espressamente previsti dalla legge.

I dati personali non sono oggetto di diffusione.

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Conservazione

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura, nel rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dal D.Lgs. 24/2023.

Resta ferma l'eventuale ulteriore conservazione strettamente necessaria in presenza di procedimenti o controversie e nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

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Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti riconosciuti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali nei limiti previsti dalla disciplina applicabile.

In particolare, ai sensi dell'art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003, l'esercizio dei diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679 può essere limitato qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità della persona segnalante.

È in ogni caso possibile rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali secondo le modalità previste dalla normativa vigente.